Studentët e Universitetit të Sporteve të Tiranës pajisen me një adresë zyrtare të postës elektronike institucionale, në formatin emer.mbiemer@ust.edu.al, e cila shërben si mjet kryesor komunikimi ndërmjet studentëve, personelit akademik dhe strukturave administrative të universitetit. Kjo adresë do të ofrohet për studentët nga universiteti gjatë gjithë ciklit të tyre të studimeve.
Përmes postës elektronike institucionale, studentët mund të marrin njoftime zyrtare, informacione mbi procesin mësimor, komunikime nga pedagogët dhe sekretaritë mësimore, si dhe të aksesojnë shërbimet e tjera digjitale të integruara me llogarinë institucionale.
Përdorimi i adresës zyrtare garanton identifikimin e studentit në komunikimet akademike dhe kontribuon në ruajtjen e sigurisë dhe konfidencialitetit të informacionit.
Ky udhëzues ka për qëllim të informojë studentët e Universitetit të Sporteve të Tiranës mbi aksesimin, përdorimin dhe administrimin e sigurt të postës elektronike institucionale, si dhe mbi praktikat e komunikimit profesional në mjedisin universitar.
1. Aksesimi dhe aktivizimi i postës elektronike institucionale
1.1. Hyrja në llogarinë institucionale
Universiteti i Sporteve të Tiranës u mundëson studentëve akses në postën elektronike institucionale përmes platformës Microsoft 365.
Për të hyrë në llogarinë personale, ndiqni hapat e mëposhtëm:
Hapi 1. Aksesimi i platformës
Vizitoni faqen zyrtare të Universitetit, www.ust.edu.al, ku gjendet lidhja për hyrjen në postën elektronike institucionale.
Gjithashtu, mund të përdorni drejtpërdrejt:
Hapi 2. Identifikimi i përdoruesit
Vendosni adresën tuaj institucionale në formatin:
Më pas, shkruani fjalëkalimin fillestar të caktuar për llogarinë tuaj.
Hapi 3. Ndryshimi i fjalëkalimit
Gjatë hyrjes së parë, përdoruesit duhet të ndryshojnë fjalëkalimin fillestar, duke vendosur një fjalëkalim të ri dhe të sigurt.
Rekomandohet përdorimi i një fjalëkalimi unik, i cili nuk përdoret në platforma apo shërbime të tjera.
1.2. Konfigurimi i autentikimit me shumë faktorë (MFA)
Për të forcuar sigurinë e llogarive institucionale, përdoret autentikimi me shumë faktorë (Multi-Factor Authentication – MFA).
Ky mekanizëm siguron një nivel shtesë mbrojtjeje, duke kërkuar verifikimin e identitetit të përdoruesit përveç fjalëkalimit.
Procedura e konfigurimit:
- Pas identifikimit, nëse sistemi shfaq mesazhin “More information required”, klikoni “Next”.
- Shkarkoni aplikacionin Microsoft Authenticator në telefonin tuaj nga Google Play ose App Store.
- Ndiqni udhëzimet në ekran për të lidhur llogarinë institucionale me aplikacionin.
- Skanoni kodin QR të shfaqur në platformë përmes Microsoft Authenticator.
- Përfundoni procesin duke miratuar kërkesën e verifikimit.
Pas konfigurimit, sistemi mund të kërkojë konfirmimin e identitetit përmes aplikacionit gjatë hyrjeve të ardhshme.
Kujdes: Mos ndani me persona të tjerë kodet e verifikimit dhe mos miratoni kërkesa identifikimi që nuk i keni iniciuar vetë.
Për udhëzime shtesë, konsultoni dokumentacionin zyrtar të Microsoft:
2. Përdorimi i postës elektronike për komunikimin universitar
2.1. Rëndësia e emailit institucional
Posta elektronike institucionale përfaqëson një nga kanalet kryesore të komunikimit digjital brenda Universitetit të Sporteve të Tiranës.
Përdorimi i saj lehtëson:
- Komunikimin ndërmjet studentëve, pedagogëve dhe strukturave administrative.
- Shpërndarjen e njoftimeve dhe informacioneve akademike.
- Shkëmbimin e materialeve dhe dokumenteve që lidhen me procesin mësimor.
- Komunikimin lidhur me aktivitetet shkencore, akademike dhe institucionale.
- Aksesimin e shërbimeve të Microsoft 365 të vendosura në dispozicion nga Universiteti.
Studentëve u rekomandohet të përdorin adresën institucionale për komunikimet akademike dhe ta kontrollojnë periodikisht atë për të ndjekur informacionet e publikuara nga Universiteti.
2.2. Parimet e komunikimit profesional
Përdorimi i postës elektronike në mjedisin universitar duhet të mbështetet në respektimin e etikës akademike, qartësisë së komunikimit dhe korrektësisë profesionale.
Gjatë hartimit dhe dërgimit të mesazheve elektronike rekomandohet:
- Identifikimi i qartë i qëllimit: Çdo email duhet të ketë një subjekt që përmbledh përmbajtjen e komunikimit.
- Përdorimi i gjuhës profesionale: Mesazhet duhet të formulohen qartë, me korrektësi gjuhësore dhe respekt ndaj marrësit.
- Strukturimi i përmbajtjes: Informacioni duhet të paraqitet në mënyrë të përmbledhur, të kuptueshme dhe të organizuar.
- Identifikimi i dërguesit: Mesazhet duhet të përmbajnë emrin, mbiemrin dhe, sipas rastit, fakultetin ose strukturën përkatëse.
- Përdorimi i kujdesshëm i marrësve: Funksionet CC dhe Reply All duhet të përdoren vetëm kur komunikimi është i nevojshëm për të gjithë marrësit.
- Administrimi i bashkëngjitjeve: Dokumentet duhet të dërgohen vetëm kur janë të nevojshme dhe të kontrollohen përpara shpërndarjes.
- Respektimi i konfidencialitetit: Informacionet personale, akademike dhe administrative nuk duhet të shpërndahen pa autorizimin përkatës.
2.3. Administrimi i mesazheve elektronike
Për një përdorim sa më efikas të postës elektronike, përdoruesve u rekomandohet:
- Organizimi i mesazheve në dosje sipas kategorive ose rëndësisë.
- Ruajtja e komunikimeve dhe dokumenteve me rëndësi akademike ose administrative.
- Kontrollimi i dosjeve Junk Email dhe Spam për identifikimin e mesazheve të klasifikuara gabimisht.
- Fshirja ose arkivimi i mesazheve që nuk janë më të nevojshme, duke respektuar kërkesat për ruajtjen e dokumentacionit.
- Përdorimi i përgjigjeve automatike (Out of Office) gjatë periudhave të mungesës, kur është e përshtatshme.
3. Përgjegjësitë gjatë përdorimit të shërbimeve institucionale
Përdorimi i postës elektronike dhe i shërbimeve digjitale të Universitetit duhet të jetë në përputhje me qëllimet akademike, administrative dhe institucionale.
Përdoruesit duhet:
- Të përdorin llogarinë institucionale në mënyrë të përgjegjshme, në përputhje me qëllimin për të cilin u është vënë në dispozicion.
- Të respektojnë etikën e komunikimit akademik dhe profesional.
- Të shmangin shpërndarjen e materialeve fyese, diskriminuese, mashtruese ose të paligjshme.
- Të mos përdorin shërbimet institucionale për aktivitete që cenojnë sigurinë e sistemeve dhe të informacionit.
- Të respektojnë konfidencialitetin e të dhënave dhe të komunikimeve të tjera institucionale.
- Të ndjekin udhëzimet dhe masat e sigurisë të përcaktuara nga strukturat përgjegjëse të Universitetit.
4. Kuadri Rregullativ
Përdorimi dhe administrimi i postës elektronike institucionale në Universitetin e Sporteve të Tiranës mbështetet në Rregulloren e Brendshme të Punës “Për organizimin dhe funksionimin e administratës së Rektoratit të Universitetit të Sporteve të Tiranës”, miratuar me Vendimin e Senatit Akademik nr. 6, datë 20.01.2025.
Në mënyrë të veçantë, nenet 31, 32 dhe 33 të kësaj rregulloreje përcaktojnë dispozitat mbi administrimin dhe përdorimin e postës elektronike zyrtare, përgjegjësitë e përdoruesve dhe respektimin e etikës së komunikimit elektronik.
Posta Elektronike
UST siguron burimet materiale për përdorimin e postës elektronike me qëllim që të ndihmojë punonjësit për përmbushjen e detyrave. Adresa zyrtare e postës elektronike dhe mesazhet elektronike nuk janë pronë individuale e individëve, por janë pronë e UST-së.
Drejtoria e Zhvillimit të Programeve dhe Digjitalizimit të Shërbimeve Akademiko-Shkencore është përgjegjëse për krijimin, menaxhimin dhe fshirjen e adresave zyrtare të postës elektronike.
Mbas njoftimit të punësimit nga Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Arkiv-Protokollit, çdo punonjësi të brendshëm i krijohet një adresë poste elektronike me qëllim që të përdoret ekskluzivisht për nevoja të punës në lidhje me universitetin. Adresa është individuale dhe përdorimi i saj është i mbrojtur me fjalëkalim. Fjalëkalimi është personal dhe duhet të ndryshohet periodikisht.
Me përfundimin e marrëdhënieve të punës, mbas njoftimit nga Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Arkiv-Protokollit, Drejtoria e Zhvillimit të Programeve dhe Digjitalizimit të Shërbimeve Akademiko-Shkencore nis procedurat e nevojshme të përcaktuara si më poshtë:
a) Ndalon aksesin e përdoruesit në postën e tij elektronike;
b) Vendos fshirjen përfundimtare të adresës së postës elektronike zyrtare;
UST ndalon çdo formë diskriminimi bazuar në moshë, racë, gjini, aftësi fizike apo mendore, burimet e të ardhurave, besimi fetar, përkatësia politike apo çdo shkak tjetër duke përdorur postën elektronike. Përdorimi i postës elektronike me qëllim përulje apo diskriminimi për një nga këto arsye është i ndaluar sipas legjislacionit në fuqi.
Përgjegjësitë e përdoruesit të postës elektronike
1. Përdoruesit e postës elektronike zyrtare nuk duhet:
a) Të kontrollojnë adresat private në internet duke përdorur rrjetin kompjuterik dhe shërbimin e internetit që ofron universiteti (përveç rasteve të nevojës emergjente të cilat mund të lindin në rrethana të ndryshme);
b) Të përdorin adresën e postës elektronike zyrtare për qëllime private;
c) Të ridrejtojnë (Forward) në mënyrë automatike mesazhet elektronike e marra nëpërmjet rrjetit të universitetit tek adresa e postës elektronike private;
d) Të shpërndajnë me email dokumente ose të dhëna të klasifikuara;
e) Të hapin mesazhe elektronike që u duken të dyshimtë dhe/ose që vijnë nga adresa të jashtme të panjohura;
f) Të hapin materialet bashkëngjitur me mesazhin që nuk presin t'i marrin ose që vijnë nga adresa të panjohura, jo zyrtare, të internetit dhe/ose të dyshimta;
g) Të aktivizojnë opsionet që mundësojnë përhapjen e email-it në mënyrë automatike;
h) Të dërgojnë mesazhe zinxhir por t'i fshijnë ato në rastet kur vijnë nga adresa të jashtme apo nga adresa zyrtare por nuk kanë përmbajtje që lidhet me punën;
i) Të përpiqen të eliminojnë mesazhe "spam" ose "malware" nëpërmjet shërbimeve që ofrohen në internet. Në këto raste duhet kërkuar ndihma e stafit të TI;
j) Të ridërgojnë mesazhe që përmbajnë spam, malware, në adresa të tjera zyrtare;
k) Të dërgojnë ose ridërgojnë mesazhe që i kanë marrë gabimisht tek personat e adresuar ose tek dërguesi.
2. Përdoruesit e postës elektronike zyrtare duhet:
a) Të respektojnë procedurat për përdorimin e mirë të postës elektronike duke e përdorur atë vetëm dhe ekskluzivisht për qëllime të punës;
b) Të aksesojnë rregullisht postën elektronike dhe t'i përgjigjen mesazheve sa më shpejt;
c) Në raste të veçanta kur nevojitet akses në shërbime të tjera shtesë duhet të kërkohet asistenca e stafit të TI. Formatimi i postës elektronike zyrtare duhet të ketë një formë estetike dhe duhet të zbatohen një sërë rregullash për mënyrën e të shkruarit. Përdorimi i saj nuk limitohet vetëm në dërgimin e mesazheve të thjeshtë në formë teksti por edhe në dërgimin e skedarëve të formateve të ndryshëm me kapacitete të limituara. Mesazhet elektronike mund të ruhen dhe printohen për arsye administrative.
Etika e të shkruarit në postën elektronike
1. Rregullat e mëposhtme mbi etikën e të shkruarit janë të detyrueshme:
a) Mesazhet elektronike duhet të formulohen me mirësjellje dhe të shfaqin një komunikim sa më formal;
b) Duhet treguar kujdes me komente konfidenciale pasi mesazhet mund të publikohen për nevoja administrative;
c) Duhet përdorur gramatika dhe gjuha letrare për të evituar keqkuptime;
d) Mesazhet duhet të rilexohen para dërgimit;
e) Duhet të evitohet (kur është e mundur) përdorimi i fjalive shumë të gjata. Është këshillueshme të përdoren nga 10 deri në 20 fjalë në një fjali;
f) Nuk duhen formuluar mesazhe krejtësisht me gërma të mëdha;
g) Duhet shkruar në mënyrë koncize dhe të drejtpërdrejtë;
h) Nuk duhen bashkëngjitur skedarë të panevojshëm;
i) Nuk duhet përdorur pa kriter fusha e subjektit të postës;
j) Mesazhet e postës duhet të përmbajnë në fund një shënim me emrin dhe kontaktet e personit;
k) Duhet përdorur me kriter dhe vetëm atëherë kur nevojitet, dërgimi i mesazhit tek të gjithë adresat e institucionit;
l) Duhet të tregohet kujdes me shkurtimet dhe ikonat emocionale;
m) Nuk duhet përpjekur të tërhiqet mbrapsht një mesazh. Në rast se dërgoni një mesazh jo të plotë ose një adrese të gabuar mos u përpiqni ta tërhiqni mbrapsht por dërgoni një email tjetër sqarues;
n) Përpiquni të mos përdorni fushën "Cc:" atëherë kur marrësit nuk kanë pse të marrin një kopje të mesazhit. Kur i përgjigjeni një mesazhi të marrë nga "Cc:" duhet të vendosni nëse do përfshini edhe marrësit e tjerë të listuar në fushën "Cc:".
Trajtimi i shkeljeve të mundshme bëhet sipas legjislacionit në fuqi dhe akteve të brendshme të zbatueshme të Universitetit.
Video Ilustruese mbi aksesimin e Outlook 365